PDF vs. PDF/A: Was ist der Unterschied und wann brauchen Sie welches Format?

PDF ist aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Für die langfristige Archivierung von Rechnungen, Verträgen und Geschäftsunterlagen ist jedoch oft PDF/A die bessere Wahl.

Das Standard-PDF: flexibel, aber nicht für jede Archivierung

Ein normales PDF kann externe Links, Multimedia und Systemschriften enthalten. Das ist praktisch, kann aber bedeuten, dass eine Datei auf einem zukünftigen System anders aussieht, wenn Schriftarten oder Ressourcen fehlen.

Was ist PDF/A?

Das A steht für Archiv. PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format für digitale Langzeitarchivierung. Es verlangt unter anderem eingebettete Schriften, verbietet Verschlüsselung und schließt Multimedia-Inhalte aus.

Die GoBD in Deutschland

Für steuerrelevante Unterlagen sind unveränderbare, dauerhaft lesbare Dokumente wichtig. PDF/A kann dafür geeignet sein. Prüfen Sie bei rechtlichen oder steuerlichen Anforderungen immer den konkreten Einzelfall.

Wann sollten Sie welches Format nutzen?

Normales PDF: Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe und interaktive Formulare. Mit unserem PDF-Zusammenfügen bündeln Sie Zeugnisse einfach.

PDF/A: Rechnungen, Quittungen, Verträge und Unterlagen, die langfristig aufbewahrt werden müssen.